מזמינים משתמש לחשבון שלו, בוחרים תפקיד לפי צורך ומעבירים בעלות ראשית רק לאחר בדיקת סמכות, המתנה וגישה תקינה.
הוספת מנהל והעברת בעלות הן פעולות שונות
מנהל בפרופיל העסק יכול לעזור בעדכון מידע, תגובות ופוסטים. בעלים מחזיק יכולות רחבות יותר, ובהן ניהול משתמשים. בעלים ראשי הוא תפקיד מיוחד, ויש רק אחד כזה לכל פרופיל. לכן הזמנת סוכנות לניהול שוטף אינה מחייבת העברת בעלות ראשית, והעברת עסק לבעלים חדשים אינה מסתיימת בהכרח במתן תפקיד מנהל.
במדריך נבצע תכנון גישה והוראות תפעול, לא שינוי בפועל. העברת בעלות יכולה לשנות שליטה בנכס עסקי, ולכן יש לבצע אותה רק באישור גורם מוסמך ולחשבון הנכון. אין צורך למסור סיסמה: כל משתמש נכנס עם חשבון Google שלו ומקבל תפקיד דרך מנגנון ההרשאות של הפרופיל.
בדיקת סמכות וחשבון לפני הזמנה
פתחו את פרופיל העסק ובדקו איזה תפקיד יש לכם. מנהל אינו יכול לבצע את כל פעולות הבעלים, ולכן כפתור חסר עשוי לנבוע מהרשאה ולא מתקלה. הכינו את כתובת חשבון Google המדויקת של האדם שיוזמן, ובקשו ממנו לאשר אותה בערוץ מוכר. טעות באות אחת עלולה לשלוח הזמנה לאדם הלא נכון.
החליטו מה המשתמש צריך לעשות ולכמה זמן. ספק שמעלה פוסטים אינו צריך אוטומטית בעלות ראשית. לפני העברה הכינו רישום של הבעלים הנוכחי, המקבל המוסמך והסיבה העסקית. ודאו שהחשבון המקבל מוגן באימות נוסף ובשחזור, ושאינו תלוי בעובד זמני. אין להוסיף קבוצת Google כתחליף למשתמש במקום שבו השירות דורש חשבון אישי.
הוספת בעלים או מנהל
- בחשבון המורשה פתחו את פרופיל העסק, בחרו בתפריט הנוסף ואז הגדרות פרופיל העסק ואנשים וגישה.
- עברו על המשתמשים הקיימים ועל הזמנות ממתינות. ייתכן שהאדם כבר הוזמן, ואין צורך ליצור הזמנה כפולה.
- בחרו הוספה והזינו את כתובת חשבון Google המדויקת. בדקו את הכתובת שוב לפני בחירת התפקיד.
- בחרו בעלים או מנהל לפי הסמכות והצורך, ושלחו הזמנה. הסבירו למקבל שעליו לאשר אותה מתוך החשבון שהוזמן.
- לאחר אישור בדקו שהמשתמש מופיע כפעיל ובתפקיד הנכון, ולא רק ברשימת הממתינים.
- בקשו מהמקבל לבצע בדיקת גישה ללא שינוי ציבורי מיותר: לפתוח את הפרופיל ואת האזור הדרוש לעבודתו. אין צורך לערוך שם או כתובת כדי להוכיח שהגישה עובדת.
משתמשים בפרופיל יכולים לראות פרטי בעלי תפקידים אחרים בהתאם למערכת. אל תזמינו אדם מתוך הנחה שכתובת הדואר שלו תישאר בהכרח מוסתרת מכל מנהלי הנכס.
העברת בעלות ראשית בצורה מבוקרת
אם אכן נדרשת העברה, ודאו שהמקבל כבר נוסף ואישר גישה. פתחו את האנשים והגישה, בחרו אותו, ערכו את התפקיד ובחרו בעלים ראשי אם האפשרות זמינה. קראו את האישור לפני שמירה. הפעולה אינה זהה להוספת בעלים רגיל. לפי ההנחיות, הבעלים הראשי הנוכחי הוא שמעביר את הבעלות הראשית; הרשאת מנהל אינה מספיקה. בצעו זאת רק עם אישור עסקי וסמכות מתאימה.
Google מגבילה חלק מפעולות המשתמשים החדשים למשך שבעה ימים, ובכללן העברת בעלות ראשית ופעולות הסרה מסוימות. אם מוצגת מגבלת המתנה, אל תעקפו אותה באמצעות מחיקת משתמשים או פתיחת פרופיל חדש. השאירו גישה יציבה, תעדו את מועד ההוספה והשלימו את ההעברה כשהמערכת מאפשרת. אין להניח שאפשר לסיים הכול באותו יום.
דוגמה היפותטית: החלפת ספק לעומת מכירת עסק
נניח שבעלת חנות מחליפה מנהל שיווק. היא מוסיפה את חשבון הספק החדש כמנהל, מוודאת שהתקבלה גישה ואז מסירה את הספק הישן כשאין עוד צורך בהרשאה. הבעלות הראשית נשארת בידי העסק. כך החלפת ספק אינה הופכת להעברת הנכס הדיגיטלי עצמו.
במקרה היפותטי אחר העסק נמכר לבעלים חדשים והוסכם להעביר גם את ניהול הפרופיל. מוסיפים את המקבל המוסמך, ממתינים למגבלות הרלוונטיות ובודקים העברה ראשית. פרופיל Google אינו מסמך מכירה ואינו מחליף הסכם או בירור זכויות. יש להסדיר בנפרד נכסים נוספים כמו אתר, דומיין וחשבונות פרסום.
הסרת גישה ישנה בלי לנעול את העסק
לפני הסרה בדקו שהמשתמש החדש יכול לנהל את מה שנדרש ושנותרה בעלות מוסמכת. בעלים ראשי אינו יכול פשוט להסיר את עצמו בלי להעביר את התפקיד. אל תמחקו חשבון Google שלם כדי להפסיק גישה לפרופיל; הסרת הרשאה ממוקדת שונה ממחיקת זהות שמשמשת מוצרים נוספים.
שימו לב שהסרת משתמש אינה בהכרח מוחקת את הפעולות שעשה בעבר, כמו תגובות ופוסטים. אם יש תוכן שצריך לבדוק לאחר סיום עבודה עם ספק, עברו עליו בנפרד. אין צורך למחוק תוכן תקין רק מפני שהמחבר כבר אינו מנהל. ההחלטה צריכה להישען על נכונות התוכן ועל מדיניות העסק.
תקלות בהזמנה ובתפקיד
אם ההזמנה לא התקבלה, בדקו כתובת, ספאם וחשבון פעיל. אם היא עדיין ממתינה, אפשר לבטל הזמנה שגויה ולשלוח נכונה לפי המסך. אם המקבל רואה עסק אחר, בדקו שהוזמן לפרופיל הנכון ושאינו מחובר לזהות Google אחרת בדפדפן.
אם אין אפשרות לערוך משתמשים, בדקו אם אתם רק מנהלים. אם אי אפשר להעביר בעלות, בדקו בעלות ראשית ומגבלת שבעת הימים. אם המקבל אינו מופיע, בדקו אם אישר את ההזמנה. אין לבקש ממנו קוד אימות כדי לבצע זאת במקומו; הוא צריך להשלים כניסה ואישור באופן עצמאי.
בדיקת סיום ובקרת הרשאות
פתחו שוב את רשימת האנשים והגישה. בדקו מי הבעלים הראשי, מי הבעלים הנוספים ומי המנהלים. ודאו שאין הזמנות שגויות ממתינות ושהגישה הישנה הוסרה רק לאחר שהחלופה אושרה. אם נדרשה העברה, רשמו במפורש שהבעלות הראשית השתנתה ולא רק שנוסף משתמש.
שמרו רישום פנימי של התפקידים ובדקו אותו בעת החלפת עובדים או ספקים. הרשאה צריכה להישאר רק כל עוד יש צורך עסקי. גישה נפרדת לכל אדם מאפשרת לבטל אותה בלי להחליף סיסמה לכל הצוות. זו גם דרך טובה יותר להבין מי אחראי לעדכון, לשחזור ולהמשך ניהול הפרופיל.
שאלות ותשובות על איך להוסיף מנהל ולהעביר בעלות בפרופיל העסק בגוגל
איך מאמתים שההעברה הושלמה ולא רק שההזמנה נשלחה?
בדקו שהמקבל אישר את ההזמנה, פתח את הפרופיל מחשבונו ומופיע בתפקיד הנכון ברשימת האנשים והגישה. אם המטרה הייתה העברת בעלות ראשית, בדקו במפורש שתפקיד זה רשום לידו לאחר השמירה. הזמנה ממתינה, תפקיד מנהל או יכולת לערוך פוסט אינם הוכחה להעברה ראשית. תעדו את התוצאה ואת מועד הבדיקה, ורק אז החליטו אם להסיר הרשאה קודמת. אין צורך לבצע שינוי ציבורי בשם העסק כדי להוכיח שהגישה עובדת.
האם מנהל יכול להוסיף מנהל אחר?
לפי חלוקת התפקידים הנוכחית, ניהול משתמשים שמור לבעלים ולא למנהל רגיל. אם הכפתור חסר, בדקו את תפקידכם לפני שמניחים שיש תקלה. בקשו מהבעלים לבצע הזמנה ולא את סיסמת החשבון שלו.
צריך להעביר בעלות ראשית לסוכנות?
לא לצורך ניהול שוטף בלבד. בחרו תפקיד לפי הפעולות הנדרשות והשאירו שליטה מוסמכת בידי העסק. העברת בעלות ראשית היא פעולה מהותית שדורשת סיבה ואישור, ולא שלב אוטומטי בכל התקשרות עם ספק.
למה מוצגת המתנה של שבעה ימים?
Google מגבילה חלק מפעולות בעלי תפקידים חדשים בתקופה הראשונה. עקבו אחר ההודעה והשאירו את הגישה הקיימת תקינה. אין צורך לפתוח פרופיל נוסף או למחוק משתמשים כדי לנסות לעקוף מגבלת אבטחה.
הסרת משתמש מוחקת את התגובות שלו?
לא בהכרח. פעולות קודמות כמו תגובות ופוסטים יכולות להישאר בפרופיל. בדקו תוכן בנפרד אם יש צורך לעדכן אותו. הסרת הרשאה נועדה למנוע ניהול עתידי ואינה תחליף לבדיקת המידע הציבורי.
מה להכין לפני הזמנת אדם לניהול פרופיל העסק?
פתחו את פרופיל העסק ובדקו איזה תפקיד יש לכם. מנהל אינו יכול לבצע את כל פעולות הבעלים, ולכן כפתור חסר עשוי לנבוע מהרשאה ולא מתקלה. הכינו את כתובת חשבון Google המדויקת של האדם שיוזמן, ובקשו ממנו לאשר אותה בערוץ מוכר. טעות באות אחת עלולה לשלוח הזמנה לאדם הלא נכון.
איך מתכננים את התפקיד ומשך הגישה של המשתמש החדש?
החליטו מה המשתמש צריך לעשות ולכמה זמן. ספק שמעלה פוסטים אינו צריך אוטומטית בעלות ראשית. לפני העברה הכינו רישום של הבעלים הנוכחי, המקבל המוסמך והסיבה העסקית. ודאו שהחשבון המקבל מוגן באימות נוסף ובשחזור, ושאינו תלוי בעובד זמני. אין להוסיף קבוצת Google כתחליף למשתמש במקום שבו השירות דורש חשבון אישי.
איפה נמצאת רשימת האנשים והגישה בפרופיל?
בחשבון המורשה פתחו את פרופיל העסק, בחרו בתפריט הנוסף ואז הגדרות פרופיל העסק ואנשים וגישה.
למה לבדוק משתמשים והזמנות קיימות לפני שליחת הזמנה?
עברו על המשתמשים הקיימים ועל הזמנות ממתינות. ייתכן שהאדם כבר הוזמן, ואין צורך ליצור הזמנה כפולה.
איזו כתובת מזינים בהזמנה לניהול העסק בגוגל?
בחרו הוספה והזינו את כתובת חשבון Google המדויקת. בדקו את הכתובת שוב לפני בחירת התפקיד.
איך בוחרים תפקיד ושולחים הזמנת גישה לפרופיל?
בחרו בעלים או מנהל לפי הסמכות והצורך, ושלחו הזמנה. הסבירו למקבל שעליו לאשר אותה מתוך החשבון שהוזמן.
איך בודקים גישה חדשה בלי לשנות את פרטי העסק הציבוריים?
בקשו מהמקבל לבצע בדיקת גישה ללא שינוי ציבורי מיותר: לפתוח את הפרופיל ואת האזור הדרוש לעבודתו. אין צורך לערוך שם או כתובת כדי להוכיח שהגישה עובדת.
האם כתובת המשתמש שמזמינים תישאר מוסתרת ממנהלי הפרופיל?
משתמשים בפרופיל יכולים לראות פרטי בעלי תפקידים אחרים בהתאם למערכת. אל תזמינו אדם מתוך הנחה שכתובת הדואר שלו תישאר בהכרח מוסתרת מכל מנהלי הנכס.
מה בודקים לפני הסרת גישה של משתמש קודם?
לפני הסרה בדקו שהמשתמש החדש יכול לנהל את מה שנדרש ושנותרה בעלות מוסמכת. בעלים ראשי אינו יכול פשוט להסיר את עצמו בלי להעביר את התפקיד. אל תמחקו חשבון Google שלם כדי להפסיק גישה לפרופיל; הסרת הרשאה ממוקדת שונה ממחיקת זהות שמשמשת מוצרים נוספים.
מה עושים כשהזמנת ניהול לא מגיעה או נפתח עסק אחר?
אם ההזמנה לא התקבלה, בדקו כתובת, ספאם וחשבון פעיל. אם היא עדיין ממתינה, אפשר לבטל הזמנה שגויה ולשלוח נכונה לפי המסך. אם המקבל רואה עסק אחר, בדקו שהוזמן לפרופיל הנכון ושאינו מחובר לזהות Google אחרת בדפדפן.
